Administrativní postup mobility

Před mobilitou

• PŘIHLÁŠKA DO VÝBĚROVÉHO ŘÍZENÍ (VŘ)

• NOMINACE NA RUK

• VYPLNĚNÍ MOBILITY AGREEMENTU

• CESTOVNÍ PŘÍKAZ

• ÚČASTNICKÁ SMLOUVA (komunikace a podpis ohledně této smlouvy s univerzitním koordinátorem p. Lády)

Po mobilitě

• CONFIRMATION OF STA/STT

• POPŘÍPADNÉ DODATKY

• VYÚČTOVÁNÍ CP

• ZÁVĚREČNÁ ZPRÁVA A následná refundace nákladů

Výběr uchazečů

Zaměstnanec, který má zájem vykonat mobilitu v rámci Erasmus+ programu, je povinen se přihlásit do výběrového řízení v termínech určených Zahraničním oddělením. Výběrové řízení probíhá kvartálně s ohledem na data výjezdu (konkrétní termín je všem zaměstnancům oznámen emailem v předstihu):

1. Pro výjezdy od 1.1. do 31.3. – termín přihlášení v listopadu předchozího roku

2. Pro výjezdy od 1.4. do 30.6. – termín přihlášení v únoru

3. Pro výjezdy od 1.7. do 30.9. – termín přihlášení v květnu

4. Pro výjezdy od 1.10. do 31.12. – termín přihlášení v srpnu

Podmínky přihlášení

Do termínu zaslat emailem fakultnímu koordinátorovi tyto dokumenty a informace:

1. přihláška v IS Vědě https://is.cuni.cz/veda

2. vyplněný MOBILITY AGREEMENT s předběžným programem výjezdu (stačí v tomto případě bez podpisů)

Manuál jak správně vyplnit Mobility agreement ke stažení zde

Vybranní účastníci jsou následně nominováni na rektorát, kde jsou nominace dále potvrzeny či zamítnuty.

Pozn.: Pro BIP výjezdy (Blended intensive programmes) do zahraničí je rovněž nutné projít tímto výběrovým řízením.

Kritéria hodnocení:

• celkový záměr mobility

• odborná a jazyková způsobilost

• délka pobytu (více kratších > málo dlouhých)

• frekvence výjezdů (prvovýjezdy > opakované výjezdy)

• využitelnost v praxi

Před odjezdem

Zaměstnanci si najdou vhodný training – Staff Training Week si lze vybrat zde – případně navážou komunikaci s přijímající institucí a domluví si se svým kontaktem konkrétní program školení/ stínování na pracovišti (ideálně už v době přihlášení do výběrového řízení).

U Staff Traning Weeks je pak potřeba vyplnit online přihlášku dle instrukcí také u přijímající instituce/univerzity. Erasmus kód Univerzity Karlovy je CZ PRAHA 07.

1. Mobility Agreement

   tuto smlouvu podepisuje:

   • vyjíždějící pedagog/zaměstnanec

   • zodpovědná osoba na přijímající instituci (stačí skenem)

   • za UK podepisuje děkan/proděkan pro zahraniční vztahy

   - u Mobility Agreementu postačí podpisové elektronické kopie (nemusí být originální podpisy)

   
   

   Na základě oboustranně schváleného Programu mobility (Mobility agreementu) kontaktuje OZV (p. Lády) vyjíždějícího účastníka za účelem podpisu Účastnické smlouvy, která stanovuje:

   1. práva a povinnosti obou smluvních stran

   2. výši finanční podpory pro výjezd z prostředků programu Erasmus+, případně dalších zdrojů.

2. Účastnická smlouva

   • připravuje jí Bc. Tomáš Lády (tomas.lady@ruk.cuni.cz ) na Evropské kanceláři RUK

   • u této smlouvy jsou vyžadovány originální podpisy

   • smlouvu podepisuje vyjíždějící ve spolupráci s p. Tomášem Ládym

   • bez podepsané Účastnické smlouvy nelze schválit cestovní příkaz a žádat o zálohu.

   
   

   Finanční podpora Erasmus+ má dvě složky – pobytovou a cestovní.

   
   

   POBYTOVÁ

   • Zde jsou zahrnuty náklady na ubytování, stravování (diety dle příslušné vyhlášky MFČR – fixní), městskou hromadnou dopravu (jízdenky MHD)v místě pobytu ve dnech mobility, či dalších nutných vedlejších výdajů (poplatky za kurzy (jazykové), případně také např. hrazený PCR test, vstupy do veřejných institucí (galerie, muzea) v případě, že návštěva je prokazatelně předmětem mobility.

     Všechny výdaje je nutné při vyúčtování cesty doložit doklady.

     !!pobytový grant neslouží k úhradě kapesného!!

   • Maximální denní limity finanční podpory jsou rozděleny dle cílových destinací v tabulce diferenciace přidělovaných grantů. Maximální výše pobytového grantu je určena násobkem počtu dní oprávněných aktivit dle Mobility Agreementu.

   • Pracovním dnem je den, kdy pedagog vykonává oprávněnou aktivitu (výuku či školení) v souladu s Mobility Agreement. Nejde o klasický pracovní den, činnost může být vykonávána i ve dnech pracovního klidu.

   • Nárok na finanční podporu během cestovního dne se přiznává pouze v odůvodněných případech (např. je-li nutná přítomnost pedagoga na fakultě v ranních hodinách během druhého dne). Obvykle se na cestovní den podpora nepřiznává, pokud ještě ten den pedagog na přijímající instituci nevykonává výuku.

   • Nárok na finančí podporu nenáleží ve dnech virtuálních částí mobilit, případně na dny volna v rámci pobytu.

   
   

   CESTOVNÍ

   • Příspěvek na dopravu do místa konání oprávněných aktivit a zpět - zpáteční letenka či zpáteční vlaková jízdenka 2. třídy či autobusová jízdenka, náklady na použití služebního vozu ve dnech cesty (v případě spolujízdy AUS nebo AUV má nárok na náhradu pouze řidič, nikoliv spolujezdec), náklady na dopravu z letiště či nádraží do místa pobytu.

   • Maximální paušální výše příspěvku je dána dle kilometrové vzdálenosti vypočtené oficiální kalkulačkou - nástrojem Distance Calculator, přičemž výchozím bodem je adresa pracoviště (Praha) a výsledná sazba platí na obě cesty (tam/zpět). Ta se řídí tabulkou tax na cestu.

3. CESTOVNÍ PŘÍKAZ

   Finanční podpora z programu Erasmus+ slouží jako příspěvek a zpravidla nemusí pokrýt veškeré náklady na mobilitu, počítá se s finanční spoluúčastí z dalších zdrojů.

   Realizace služebních cest

Po návratu

1. Cestovní příkaz

   Po návratu ze služební cesty je nutné vyplnit Pobyt pracovníka v zahraničí (tuzemsku) a formulář Vyúčtování služební cesty v modulu Evidence služebních cest.

   Vyúčtování služební cesty proveďte ve spolupráci s ekonomickým oddělením (K. Hendrychová) a se zahraničním oddělením.

2. Confirmation of teaching/training mobility originál Potvrzení o době a náplni pobytu - do 10 dnů je zaměstnanec povinen doložit p. Ládymu

   Potvrzení musí obsahovat zejména: celé jméno účastníka, konkrétní data oprávněných aktivit od-do (opět BEZ dní cesty), potvrzení uskutečněných činností dle programu Mobility, počet uskutečněných výukových hodin (u STA), případně potvrzení o výuce/školení a víkendech.

3. Zaměstnanec dále vyplňuje online zprávu tzv. EU Survey - přijde na email.

4. Vyúčtování zahraniční cesty probíhá na dle pravidel Realizace služebních cest.